PDF Notes Domino

Patrice Fournier de la société Olympia Capital Services (société du groupe Olympia) nous fait part de son experience dans l'amélioration de 60% à 80% de sa productivité en implémentant [simplement] DominoPDF pour automatiser l'assemblage et l'envoi de documents.

Il fournit aussi du code de son projet pour les développeurs

Le projet existant était un workflow pour notre Back-Office qui permettait la génération importante de documents à destination de nos clients et partenaires dans le cadre du suivi des transactions. Un serveur de fax était déjà en place mais n’était pas utilisé. Son problème était qu’il fonctionnait bien mais il y avait souvent une différence (WYSIWYG) entre ce que voyaient à l’écran les utilisateurs et le document final reçu par fax par nos relations. Par email, notre workflow délivrait des documents propriétaires et les seules façons d’envoyer par email était de passer par une imprimante de conversion du document. Cette solution a été testé mais elle s’est vite trouvé trop lente.

Au final, nous avons était face à un problème simple : l’évolution de notre outils de workflow devait convertir le document propriétaire Lotus Notes en PDF et régler tous nos problèmes et finaliser le projet : - sécuriser le document à envoyer par email – améliorer le WYSIWYG en aperçu avant envoi pour les fax et les emails – envoyer des documents de qualité à nos collaborateurs – et effectuer un travail rapide pour ne pas laisser l’utilisateur bloqué sur son poste lors de la conversion.

Si nous considérons que l’utilisateur pour envoyer un fax de 40 pages, devait imprimer ou retrouver l’archive du contrat à envoyer, y ajouter des pages d’entête explicatives du fax imprimées elles-aussi (issus de la version précédente du workflow), les positionner dans le télécopieur, faire le numéro et envoyer. Et en considérant qu’en achetant, un seul outil (et le bon !!), nous avons résolu tous les problèmes avec le serveur de fax et pu générer des fichiers Acrobat PDF globaux permettant de relier ensemble les documents qui étaient déjà dans nos bases documentaires; nous devons passer aujourd’hui à l’utilisation entre 3 et 4 minutes pour le traitement numérique – recherches de contrat, liens, conversion, contrôle et envoi (fax, email ou impression) – alors qu’ auparavant le traitement durait entre 10 et 15 minutes (sans compter que des erreurs de manipulations pouvaient arriver) = amélioration du traitement entre 60% et 80% (tout en assurant un risque d’erreur de manipulation de 0%)

Pour l'évolution de notre workflow, la création du document PDF était nécessaire parce qu'il fallait un format compatible avec notre serveur fax (investissement déjà réalisé dans le passé et qu’il fallait rentabiliser), mais surtout parce nous devions également assurer l'intégrité des documents crées (format et contenu) entre le document Lotus Notes lui-même et le document fax envoyé. La configuration de notre système et les contraintes d'utilisation imposait de lui-même le choix d'une intégration côté serveur.

Ce qui nous a principalement orienté vers DominoPDF, c'est que nous étions déterminés à trouver une solution qui nous éviterait d'installer une imprimante Acrobat sur le serveur, ou tout autre imprimante virtuelle de conversion pdf. Cette première condition a éliminé une majorité des solutions proposées sur le marché.

Ensuite, il est clair que les autres fonctionnalités proposés par DominoPDF ont fini de nous convaincre : la portabilité de la solution, les options disponibles concernant la création du document, la possibilité de fusion avec d'autres document pdf existants, sa flexibilité quant à son déploiement quel que soit le langage ou la plateforme développement, la possibilité d’y apposer des tampons (utile lors de l’envoi d’une rectification ou lors d’un deuxième envoi pour expliquer de ne pas exécuter 2x l’ordre), la simplicité d'utilisation des fonctions implémentées.

A propos de l’auteur

Je suis responsable du département IT depuis 5 ans maintenant. Je suis spécialisé dans les projets de workflow liés aux PGI et ERP. Mon département à Paris est composé de 4 collaborateurs.